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eSocial: Os 7 erros que você não pode cometer para evitar multas

O eSocial já é uma realidade para as empresas, desde janeiro de 2018, as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões estão enviando suas movimentações para o Ambiente Nacional.

Porém, vários contribuintes ainda têm muitas dúvidas quanto a essa obrigação acessória. O motivo é porque o Governo está constantemente fazendo mudanças, seja no cronograma ou na documentação técnica, e por isso é muito importante que você esteja sempre acompanhando essas alterações. Afinal, o correto envio das informações é fundamental!

Neste artigo vou te apresentar alguns erros que você não pode cometer no eSocial. Confira!

Admissão Retroativa

Admitir um empregado com data retroativa, na prática nunca foi permitido pela legislação trabalhista, e isso não muda com o eSocial, afinal o objetivo dessa obrigação é fazer cumprir o que a própria legislação determina.

As admissões devem ser enviadas para o eSocial até um dia antes do início da prestação do serviço, isso quer dizer que se você admitir um empregado, por exemplo, no dia 31/10 você tem até o dia 30/10 para enviar essa informação.

Fugir do prazo pode gerar multa

Quer dizer então que o eSocial não vai permitir o envio de admissões fora do prazo? Por exemplo, se eu tentar enviar uma admissão do dia 31/10 no dia 01/11? Não é bem assim! O prazo limite dessa admissão era 30/10, mas se a empresa quiser transmitir após essa data o eSocial não irá impedir, no entanto, estará sujeita a multa.

Logo, se nessa situação a empresa transmite a admissão do dia 31/10 no dia 01/11, o que vai acontecer é que o Governo tomará conhecimento que o empregado estava trabalhando sem a carteira assinada, e essa empresa terá que pagar uma multa.
Qual o valor da multa?

Segundo a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o empregador que mantiver empregado não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 por empregado. Quando se tratar de uma microempresa ou empresa de pequeno porte, o valor da multa aplicada será de R$ 800,00. A multa pode ainda ser dobrada em caso de reincidência.

Por isso fique atento quanto aos prazos de envio dos eventos para o eSocial.

Férias Retroativas

Assim como a admissão, fazer férias com data retroativa também não é permitido pela legislação trabalhista. A CLT determina que a empresa deve comunicar as férias ao trabalhador, pelo menos 30 dias antes do início do gozo, o objetivo é propiciar tempo para que ele possa se planejar.

Saiba que o aviso de férias não será transmitido para o eSocial, mas isso não quer dizer que você não precisa mais fazê-lo!

Além disso, o empregado deve receber a remuneração das férias no máximo até 2 dias antes do início do gozo, se o pagamento ocorrer após essa data, a empresa será obrigada a pagar em dobro o valor das férias e o terço constitucional (Súmula 450 TST).
No eSocial a empresa informará as férias por meio dos seguintes eventos:

• S-2230: relativo ao período de afastamento, deve ser enviado até o dia 07 do mês seguinte;

• S-1200 e S-1210: relativo à remuneração e pagamento das férias, respectivamente, devem ser enviados até o dia 07 do mês seguinte ao de sua ocorrência.

Descrição Cargo diferente do CBO

O código e descrição dos cargos é de livre escolha do empregador, mas é importante que ele realize uma análise do seu organograma, e defina descrições que sejam compatíveis com a atividade exercida pelo colaborador.

No eSocial a tabela de cargos deve ser relacionada com a tabela de Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). O código CBO deve ser informado de acordo com o nível de ocupação existente na tabela e corresponder à principal atividade do trabalhador.

Descrições genéricas como serviços gerais não podem ser utilizadas, afinal a própria tabela de CBO do Ministério do Trabalho não prevê esse tipo de cargo. Utilize uma descrição que identifique a atividade exercida pelo colaborador e um CBO compatível.
Utilizar CNAE Preponderante Errado

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 971/2009, art. 72 inciso II, “ considera-se preponderante a atividade econômica que ocupa, no estabelecimento, o maior número de segurados empregados e trabalhadores avulsos”.

Será a informação do CNAE Preponderante que irá determinar a alíquota RAT (Riscos Ambientais de Trabalho) a ser utilizado pelo estabelecimento, essa alíquota varia de 1% a 3%, dependendo do nível do risco.

A empresa informará o CNAE Preponderante e a alíquota RAT no eSocial através do evento S-1005 (Estabelecimentos), e essa informação será validada de acordo com o Anexo V do Regulamento da Previdência Social (Decreto nº 3.048/99), sendo permitido uma alíquota diferente apenas se existir um processo administrativo ou judicial com decisão favorável ao contribuinte.

Verifique o CNAE

Por isso é muito importante que você verifique o CNAE Preponderante de seu estabelecimento, se a sua empresa possuir apenas uma atividade, o CNAE Preponderante será o mesmo CNAE Principal. Porém, se ela possuir atividades secundárias, será necessário verificar mensalmente qual atividade ocupa o maior número de trabalhadores.

A alíquota RAT pode sofrer um aumento em até 100% ou ser reduzida a metade mediante a aplicação do FAP (Fator Acidentário Previdenciário). O FAP consiste num multiplicador, calculado por estabelecimento, que varia de 0,5000 a 2,0000, a ser aplicado sobre as alíquotas RAT, 1%, 2% ou 3%.

Então fique atento! Para o correto cálculo da contribuição previdenciária você precisa preencher corretamente o CNAE

Preponderante, a alíquota RAT e a alíquota FAP.

Emendar Licença Maternidade com Férias

É comum uma empregada gestante solicitar a empresa a concessão de suas férias após o período da licença maternidade, mas isso é realmente permitido pela legislação?

Vejamos o que diz a Norma Regulamentadora nº 7:

“O exame médico de retorno ao trabalho, deverá ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho, de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto”.

Portanto, se a empregada ficou afastada durante 120 dias por licença maternidade, ela não pode emendar esse afastamento com as férias, é preciso que ela volte ao trabalho e realize o exame de retorno, para em seguida poder gozar as suas férias.
Se o parto ocorrer nas férias?

Essa situação difere do caso em que a empregada tem o parto durante o gozo de suas férias. Cenário no qual o contrato de trabalho é suspenso, e ocorre, consequentemente, o início da licença maternidade, o que implica na interrupção das férias.

O eSocial prevê essa situação no item 9 do evento S-2230 do MOS (Manual de Orientação do eSocial), no qual ele menciona que se uma empregada gestante se afasta para gozo de férias e durante esse período ocorre o parto, a empresa deve informar o retorno do afastamento relativo às férias na data anterior ao parto e encaminhar um novo evento de afastamento informando o início da licença maternidade.

Vou te dar um exemplo para facilitar o entendimento:

Suponha que a Maria tirou suas férias de 01.04 a 30.04, e que no dia 15.04 ocorreu o parto. Assim teremos a interrupção das férias, e os afastamentos ficarão da seguinte forma:

Férias: 01.04 a 14.04 Licença Maternidade: 15.04 a 12.08 Férias: 13.08 a 28.08

Nessa situação não será necessário que a empregada retorne à empresa para realizar o exame de retorno ao trabalho, pois conforme a NR7 isso só será necessário se o trabalhador ficar ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias, e se o afastamento for por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto.

Como a empregada estava afastada por férias, no período de até 30 dias, ela pode sim iniciar a sua licença maternidade, não havendo a necessidade de fazer o exame de retorno.

Não atualizar os dependentes do IRRF

Para que o empregado tenha direito ao valor de dedução da base de cálculo do IRRF relativo aos dependentes, é necessário que essa informação esteja devidamente atualizada no sistema de folha da empresa.

O eSocial passou a exigir as seguintes informações para os dependentes do IRRF:

• Tipo de dependente: conforme a tabela 7 do eSocial, você precisa informar se o dependente é um cônjuge, filho, irmão, dentre outros;
• Nome do dependente;
• Data de nascimento, e;
• CPF do dependente: atualmente o preenchimento é obrigatório para dependentes com idade maior ou igual a 8 anos.
Atenção! A falta de preenchimento do CPF irá resultar em advertências no envio do cadastro do empregado.

Aviso Prévio Retroativo

A legislação determina que a empresa que rescindir o contrato de um empregado, sem justo motivo, deve comunicar o desligamento com pelo menos 30 dias de antecedência. Ocorre que na maioria das vezes os empregadores acabavam dando esse aviso prévio em data retroativa, afinal essa informação não era enviada para o Governo.

Porém, com o eSocial isso muda, pois sempre que ocorrer a comunicação da rescisão do contrato de trabalho, sem justa causa, a empresa deverá enviar para o Ambiente Nacional o evento S-2250, relativo ao aviso prévio.

Esse evento deve ser transmitido para o eSocial em até 10 dias de sua comunicação. Então supondo que a empresa comunique o empregado sobre o seu desligamento, por exemplo, no dia 01.10, ela terá até o dia 11.10 para enviar essa informação para o eSocial.

Cuidado com o aviso prévio

Fique atento! Aviso prévio em data retroativa pode provocar indenizações para a empresa, e agora com o eSocial o Governo terá acesso a essas informações de forma online.

Podemos perceber que o eSocial não está exigindo coisas novas, e sim cobrando o que a própria legislação trabalhista exige, por isso é muito importante que as empresas sigam a risca o que a lei manda.

Conteúdo originalmente publicado via Fortes Tecnologia